Datainnsamling til Nasjonalt traumeregister er basert på journalinformasjon fra Akuttmedisinsk alarmsentral (AMK), ambulansetjenesten og sykehusene. På sikt vil også journalinformasjon fra rehabiliteringsinstitusjonene og pasientenes selvrapporterte funksjon og helserelaterte livskvalitet inkluderes.

Totalt skal fire traumesentre og 34 sykehus med traumefunksjon (19 helseforetak) levere data til Nasjonalt traumeregister. Journalinformasjonen samles inn av sertifiserte registrarer ved helseforetakene, som videre innregistrerer opplysninger i den elektroniske innregistreringsløsningen.
Løsningen, som er utviklet i samarbeid med fagsenteret for medisinske kvalitetsregistre ved Helse Sør Øst (HSØ) og Hemit på plattformen Medisinsk register system (MRS), omfatter en overordnet nasjonal traumedatabase, men tilrettelegger også for at hvert registrerende sykehus/helseforetak kan etablere sitt eget interne traumeregister for bruk i lokalt kvalitetsarbeid.

Nasjonalt traumeregister skal samle og registrere medisinsk informasjon over alle alvorlig skadde pasienter som behandles av spesialisthelsetjenesten i Norge. Registeret skal derfor som hovedregel inkludere alle pasienter som har et skadeomfang som resulterer i at traumealarm utløses før/ved ankomst sykehus. Videre skal også pasienter med skade av en viss alvorlighetsgrad som likevel ikke tas imot med traumealarm ved ankomst sykehus (undertriage), samt pasienter som dør på ulykkesstedet eller på vei til sykehus, inkluderes i registeret. Inklusjonskriterier er nærmere definert etter internasjonalt anerkjente medisinske kriterier.

Opplysninger som innregistreres omfatter informasjon om ulykken, opplysninger om skadeomfang og alvorlighetsgrad, samt opplysninger fysiologiske status, gjennomgåtte undersøkelser og behandlingstiltak i den akutte fasen. Registeret består av noe i overkant av 100 datafelt, og det er utarbeidet en omfattende definisjonskatalog som beskriver hvert datafelt, inkludert definisjon av feltet og dets verdikategorier og en kodeveiledning for registrering.

Registrarene som samler inn og registrerer de aktuelle data er tilknyttet de 19 helseforetakene som skal levere data til Nasjonalt traumeregister. For å inneha rollen som registrar må vedkommende ha gjennomgått og bestått kurs i The Abbreviated Injury Scale (AIS-kurs), samt et eget kodekurs for registrering i Nasjonalt traumeregister.